これ僕.com:行動分析学マニアがおくる行動戦略

意図と行動のギャップから生じる「不自由さ」への挑戦。果たして僕たちに自由はあるのか?

タスク管理〜人生の目標を今日の行動へ落とし込むために

"シリアル・ポップな日々 - タスク管理の現在"
id:akizukidさんがご自身のタスク管理について書いてくれました。というわけで、私も書いてみよう、と。
隙を見ながら、ちょっとずつ書いてきます。たぶん。 書き終えた。

タスク管理の目的

日々の活動を長期的な目標の実現に繋げたい

私にとって重要なことは、人生の目標に掲げたことを達成することです。目標を達成するには、当然ながら行動しなくてはなりません。行動するというのは、つまり「今日何をするのか?」ということです。今日のタスクを消化することが、人生の目標を達成することに繋がる。そうなっているのが、私にとっての理想です。

効率をあげたい(レバレッジを効かせたい)

人生の目標、なんて仰々しいものを掲げてみると、「うわ、無理すぐる!(´Д`;」なんて思っちったりもしたり。まぁ、少なくとも、現在の延長線上には目標の達成はないのであります。だから、現在の延長線より上を行くように、意識して行動を変えていかねばなりません。
一方、現在のお仕事である日々の作業もやってくるわけで、それはそれでちゃんとやっていかないと、足下がぐらついてしまいます。
目標達成へ向けた行動をとりつつ、現在のお仕事もこなしていく。そのためには、作業効率を上げていかねばなりません。そのためには、なるべくレバレッジの効く行動をとらねばなりません。よって、タスク管理を行った結果、以下のメリットを享受したいのであります。

  • やるべきタスクの選択と、それへ力を集中させること
  • 先に段取りをつけることで、効率良い手順でタスクの完了へと行動できる

#「選択と集中」と「段取り」でレバレッジを効かそうとしております。

始める前にやったこと

書き出す(GTD

前の職場から今の職場へ移動した頃、習慣が乱れてしまい(ペースが掴めない状態)GTDが回らなくなった時期がありました。日々生じるタスクを頭の中で抱えてしまい、かなり悶々と過ごしたことを記憶しています。やはり、タスクは頭の中だけで管理するんじゃなくて、何かに書き出してスッキリしておいた方がいいと痛感。なんで、ペースを戻すために最初にしたことは、GTDの基本に立ち返って、頭の中にある全てのものを書き出すことでした。
ちなみに、タスクだけではなくて不安に感じていること、イライラしていること等も書き出すと効果的。この手の感情は、頭の中だけで抱えていると、必要以上に深刻に感じてしまい、とても大きな悩みを抱えているかのような感覚になってしまいます。書き出して見ると、「あれ?こんだけだっけ?」と悩みの正しいサイズを認識できるはず。また、書き出すことで場合によっては、不安やイライラをタスク化(解消するための行動へつなげるため)することもできるようになります。

長期的な目標

どのタスクが重要なのか知るためには、自分の人生において何に重きをおくかを知っている必要があります。何を大切にしたいか知ることで、タスクの重要度を測るための基準を得ることになるわけです。だから、日々を本当に効果的に生きていくためには、自分の奥底にある「本当に大切にしたいこと」を探っていく作業をしなければなりません。
これは、とても難しい作業だと思います。私の場合は、自分とじっくり対話する時間をとって、徐々に書き上げていきました。これをやってみて分かることは、意外と自分のことが自分で分かってないということでして。時間が経つごとに、色んなことを知り経験していくごとに、自分への理解が深まり、結果、「本当に大切にしたいこと」も変化していきました。最初に書いたものと、今のものでは結構違うものになっていますし、今後も変化していくことでしょう。
「本当に大切にしたいこと」が見えてきたら、今度はそれをベースに場面や役割ごとの目標を設定します。仕事において達成したいことは何か?家庭では?友人関係では?自己の成長においては?など。その後、それらについて5年後、3年後、1年後、3ヵ月後あたりを想定して、マイルストーンを設定していきました。
この作業は結構重いんですが、とてもレバレッジが効きますので、投資に見合ったメリットがあります。タスク管理や様々なLifeHacksによって、日々を効率良く過ごしていくことになると思いますが、スピードを上げるだけに、間違った方向に進んでしまうと辛いものがあります。スピードを上げる前に、自分にとっての正しい方向を見極めることが、とても大切だと思うのです。

1日のサイクル

選ぶ

朝、出社してすぐにやることは、「今日、何のタスクを消化するのか」を選ぶことです。ここで私が参考にしたのは、

朝一に選択した最重要タスク(MIT)3つを業務開始から2時間で終えてしまう。

であります。私の場合は、1日かけて取り組むタスクを3つ選ぶので、意味合いは違うかもしれませんが。ただ、「3つだけ」選ぶという考えが気に入りまして。こういう縛りがあると、重要なタスクを意識的に選択するようになります。
何をもって重要とするかは、当然、長期的な目標が基準となります。とはいえ、締め切りの迫った目の前の作業というのもあるので、3つとも重要タスクを選ぶというのは難しいですが。大体、

  1. 今現在、取り組んでいる仕事のタスク
  2. 管理職としてのタスク
  3. 長期的な目標達成に繋がるタスクやレバレッジの効くタスク

の3つを選択して、役割ごとにバランスをとるようにしています。特に3つ目を入れておくのは、とても大切です。この手のタスクは、何も考えずにいると、上の2つのタスクに押し流されてしまいます。緊急性が低いから。でも、ちょっと長い目でみると、効果的かつ効率的な日々を過ごせるようにしてくれるのは、3つ目のタスクだけです(「だけです」というのは言いすぎか・・・)。とても重要なタスクなのです。

段取り

何をやるかが決まったら、次は「どうやってやるか?」です。具体的にやることは、選んだ3つのタスクの細分化です。タスクを完了するまでの手順が見えてくるように、タスクを細かく分割していきます。これについては以前、

ポイントは自分の「手に負えるサイズ」になるまでタスクを細分化することなんだろう、と。「手に負える」というのは、あんまごちゃごちゃ考えなくても行動できるレベル。

ということを書きました。今もこの通りです。
GTDっぽく言うと、今日完了させる「3つのプロジェクト」を選んで、それぞれのプロジェクトの「次の行動」を洗い出しましょう、ってとこですか。


ちなみに「選ぶ〜段取り」にかかる時間は、大体15〜20分くらいです。選ぶのに一番時間がかかりますね〜。

進捗チェック

1つのタスクを終えて、タスクリストに完了マークを付ける瞬間というのは、結構爽快なものです。いい感じにタスクが消化出来ている時のノリノリ感は、何ともいえない心地よさ。それを味合うための進捗チェックです。
タスクを完了させる快感を、なるべく短いサイクルでたくさん得るために、細分化されたタスクは大体30分〜1時間以内で終わるようになっています。だから、段取りをミスってなければ、30分〜1時間ごとに「快」を得られる・・・はずなんですが、ここ数日、段取りをミスっています orz
あと、私は1日を2時間×3コマの時間割に区切っています。だから、この2時間が経過するごとに、どれだけのタスクが終わったかをチェックします。一定時間ごとにラップを記入していくと、これはこれでそれなりに楽しいものです。ちょっと遅れ気味〜とか、いいペースだとか、やべぇ・・・とか、そんなことを感じながら仕事してます。

細々したタスク

細々したタスクは3つのタスクの合間や、早めに終わったときにさらっとやってしまいます。さらっと終わらない時もあって、泣けてくることもありますが。まぁ、それはそれ。あんまりないので、気にしないようにしています。
あと、こういったタスクは突然発生するので、忘れないように&頭で覚えていなくてもいいように、すぐにどこかに書き出しておきます。どんなツールを使ってもいいと思いますが、自分なりに統一感は持っておいた方がいいでしょう。ここをみれば全部載ってる、という安心感が重要です。

1週間のサイクル

私の場合、週の最初の日に「今週やりたいこと」を決めます。その時、参照するのは

  • 長期的な目標から作った直近のマイルストーン
  • 締め切りの迫った仕事
  • 先週やり残した仕事

です。
直近のマイルストーンは、最終的な目標に到達するために「近々達成しておきたい状態」です。マイルストーン達成のために、今週何をやっておいた方がいいだろうか?ということを考え、週のタスクへ落とし込みます。締め切りの迫った仕事も同様で、締め切りと仕事の内容を考え、今週のうちにやっておかなければならないことをタスクにします。先週やり残した仕事については、改めてやる必要を感じるのであればやります。
週のサイクルでやっていることは、マイルストーンや締め切りの迫った仕事などの「やること」に対して「今週分の段取り」を考えよう、ということでしょうか。ちなみに、あまり厳密にはやりません。結構、てきとーです。細かいタスクに落とすのは一日のサイクルの中でやればいいので、大体こんな感じかな〜ぐらいの感覚でやるようにしてます。
ここで決めた「今週やりたいこと」は、毎日のタスクを選択するときに参照することになりますが、これまた厳密に従ったりはしません。あくまで、大まかな方向性を決めているだけなんです。今日やるタスクを選択するときに、「今週やりたいこと」から外れて別のタスクをやったほうがいいと思うなら、それはそれで良し。変なプレッシャーがかかっていれば別ですが、そうでないなら多くの情報を得られている分、後に行った判断の方が正しいでしょう。少なくとも、私の場合はそのようです。

1ヵ月のサイクル

月のサイクルでやることは、長期計画の見直しです。
上でも書きましたが、「人生で大切にしたいこと」を見極めるのは、かなり難しい作業です。分かったつもりになっても、改めて考えてみると何か違う・・・そんなことの繰り返しです。「四十にして惑わず」と言いますが、40才になったらもうちょっと迷わなくなるんですかね。何はともあれ、信じることができない方向へ進んでもエネルギーロスになるだけですから、軌道修正を行います。
マイルストーンも結構難しい。日々の活動を通じて学習が進むと、目標達成へ向けて、これまでと異なった道筋が見えてきます。その場合、マイルストーンが適切な道筋を示すように修正しなければなりません。
誤った方向へ全力で進んでしまうのは避けたいところです。しかし、人間である以上、最初から正しい方向は中々見えないものです。だから、誤っていると気づいたら、少なくともその時点で正しいと思える方向へ軌道修正をすることが、とても大切なのだと思います。


大雑把ですが、以上です。まぁ、基本は「まず何をやるか決めて、効率良く進めるための段取りを考える」です。それを色んなレベル(人生〜一日)でやっているだけですね〜。