これ僕.com:行動分析学マニアがおくる行動戦略

意図と行動のギャップから生じる「不自由さ」への挑戦。果たして僕たちに自由はあるのか?

最低限やるべきタスク管理と、効率化のために「仕組み」に求めること

このエントリには

  • 仕事を進めるために最低限やるべきタスク管理
  • 効率化のために、タスク管理の仕組みに求める4つのこと

が書いてある・・・かもしれませんw

目の前が複雑すぎて手が止まったのです

晩御飯を食べ終わった後のことである。
さて、晩御飯の片付けでもやるかと思い(最近、片づけを良く手伝うのです)、食い散らかしたテーブルの上を見た。あまりに色々なものが雑然と散らかっているので、家事スキルレベル1の私には何から手をつけていいか分からないくらい複雑に思えた。
とはいえ、ぼーっと見ていても片付けは進まないので、目の前にある茶碗を台所へ持っていく。ここで何かを一緒に持っていけばいいのだろうけど、何をどうしたらいいかわからない。要は状況が手に負えず、混乱していたのだろう。だから茶碗だけ持って行った。
そんな感じで、ちょっとずつ目の前のものを片付けていった。そうすると、テーブルの上の状態がシンプルになってくる。段取りできるくらいの状態にまでなってくれる。


ほほう、なるほど、と。


これはあれだ。仕事をいっぱい抱えすぎて、何をどうしたらいいのか分からない状態と同じだ。自分の仕事の状況が把握できないから、混乱して手が止まったり、焦ったりするんだよね。
対処もこの「散らかったテーブルの上」と同じだ。何をしていいか分からず手が止まっているなら、とりあえず目の前にある簡単なタスクに手をつければいいのだ。そうすれば、ちょっとだけシンプルな状態に近づく。自分が把握できる状態に近づく。

晩御飯の片付けと仕事上のタスクで違うところは?

が、しかし。


ここで問題がある。仕事はテーブルの上と違って「目に見えない」のだ。「目の前にある茶碗」に該当するタスクも分からない。だから、まずは「仕事の見える化」から手をつけることになる、と。具体的に言ってしまえば、「全て書き出す」ということだ。
書き出して見えるようになれば、散らかったテーブルと同じなので、「取り敢えず始める」ということが可能になる。仕事が終わったら、リストから消していく。次第に複雑に見えたリストがシンプルになってきて、スムーズに仕事が進む・・・


というわけでもない。


それは、なぜか。
タスクは増えるからだ。片付けているそばから、料理が出てきて空の皿やコップが増え続けている状態だ。
増えたものは「取り敢えずの場所」に書き留めておくのがいい。で、忘れていた方がいい。目の前がある程度シンプルになったころに、目を向ければいいのだ。
とはいえ、急ぎの仕事も残念ながらあるだろうから、それは仕方ないので目の前に並べる。更に、目の前にあるものの中で、後でやればいいものは「取り敢えずの場所」に移動させる。
これだけやっておけば、まぁ、何とか仕事は進むんじゃないだろうか。

より効率化するために「仕組み」を導入する

で、これは家事スキルレベル1の人の話で。もっと家事が上手い人は、てきぱきと効率よくこなしていくのだろう。それと同じように、タスク管理ももっと効率よくできるわけだ。
そこで、仕組みの導入、ということになる。その代表選手は、言わずと知れたGTDだったりするわけですな。


さて。では、その「仕組み」に求めることは何だろうか。思いついたことを箇条書きにしてみた。

  1. タスクの整理
    • 発生したタスクをキャッチアップしておくとか、タスクを分類するとか
    • GTDで言えば「InBox」や「次の行動リスト」、「いつかやりたい」など
    • 7つの習慣だと重要度×緊急度で分類したり(これは次の項目にも該当するけど)
  2. やるべきタスクの選択(選択と集中
    • タスクの優先順位付け
    • ZTDのMIT(Most Important Task)
    • GTDの高度の考え方を導入する
  3. 心理的ハードルを下げる
    • バブルマップで「いやーな感じのする」タスクをバブルの大きさで表現したり
    • すぐに取り組めるレベルまでタスクを細分化したり(行動に落とし込む)
    • タスクを細かくして、消しこむ時の「快」をより多く得られるようにしたり
  4. タスク管理のサイクル作り
    • 週次レビューでリストを新鮮な状態に維持するとか

こんなとこかな〜。この4つについて、自分のやりやすいような仕組みを導入すればいいんじゃなかろうか、と思った次第。

まとめ

  • 状況が複雑すぎて手が止まってしまう場合、取り敢えず目の前の簡単なものから片付ける。そうすれば、状況が少しだけシンプルに近づく。
  • 新しいタスクは常に発生しうる。発生したタスクを入れておく場所を作って、放り込んでおこう。目の前が手に負えるようになってから、目を向ければいい。
  • 仕組みを導入して、より効率的にタスク管理しよう。
    • どうやってタスクを整理・分類するか?
    • どうやってやるべきタスクを選択するか?
    • どうやって心理的ハードルを下げるか?
    • どうやって継続的にタスクリストを新鮮な状態に保つか?