これ僕.com:行動分析学マニアがおくる行動戦略

意図と行動のギャップから生じる「不自由さ」への挑戦。果たして僕たちに自由はあるのか?

問題分析と解決の方法

社内で問題分析&解決の方法について1時間程度のワークショップを実施したら、意外と好評だったのでBlogにも載せてみるテスト。


まず始めに言っておくべきことは、いきいきする仕事とやる気のつくり方―幸せなITパーソンになるためのの第1章を読めば以下は不要ってことでして。いやー、ホント良い本。

さて。まずは使ったスライドを、ほぼそのままポチっとな。(元ファイルはパワーポイントなんだけど、微妙にレイアウトがずれてる・・・)


あと、社員の人たちにはこのフォーマットを使って作業してもらいました。
問題分析・解決用フォーマット (Excelでさーせん。ニーズがあればPDF化してもいいですが・・・)


以下は解説。

問題を分析し、解決へ向けた行動へ落とし込むまでのステップを5つに分割しました。

  1. 自分のゴールを明確にするために、ひたすらリストアップ
  2. リストアップしたものを分類し、問題分析の対象を明確にする
  3. 現状とのギャップを確認し、その原因を探る
  4. 課題設定
  5. 不足しているリソースを洗い出し、それを得る行動を設定

自分のゴールを明確にするために、ひたすらリストアップ

問題解決って、「本来こうあるべきなのにそうなっていないこと」の「原因」を排除することにあると思います。だから、まずは「本来こうあるべき」が見えている必要があります。
今回は個人の問題に焦点を当てたので、自分の「こうなりたい」をターゲットにしました。ただ、「やりたいこと」ってなかなかあげづらいので、いきいき本に従って「やりたくないこと」をあげるという選択肢も用意。
やってもらった作業は

  • これから「やりたい」と思っていること or もう今後「やりたくない」と思っていることを20個リストアップ

です。
リストアップが終わり次第、今度は

  • やりたいことをリストアップした人
    • 優先順位と実践しやすさの順位をつける
  • やりたくないことをリストアップした人
    • 回避したい順位と回避しやすさの順位をつける

をやってもらいます。ここでの注意点は、順位を重複させないこと。1位は1つだけだし、2位も1つだけ、15位も1つだけ。

リストアップしたものを分類し、問題分析の対象を明確にする

リストアップしたものを全て問題分析する対象を絞り込みます。選択と集中
順位付けしたものを2×2のマトリックス上に配置。

  • やりたいことをリストアップした人
    • 優先順位×実行しやすさ で配置
  • やりたくないことをリストアップした人
    • 回避したい順位×回避しやすさ で配置

重複無く順位付けできていれば、考えずに配置できるようになっているはず。
2×2のマトリックスに配置すると、リストアップしたものが3つに分類できます。

  1. 今日、明日にでも取り掛かるもの
    • 優先順位が高い×実行しやすい に配置されたもの
    • 回避したい順位が高い×回避しやすい に配置されたもの
  2. 当面放置するもの
    • 優先順位が低い×(実行しやすい or 実行し辛い)に配置されたもの
    • 回避したい順位が低い×(回避しやすい or 回避し辛い)に配置されたもの
  3. 問題分析の対象とするもの
    • 優先順位が高い×実行し辛い に配置されたもの
    • 回避したい順位が高い×回避し辛い に配置されたもの

これ以降のプロセスでは、「問題分析の対象とするもの」に分類されたものを対象とします。ただ、これはあくまで目安なので、人によっては「実行しやすい」に分類されていても、実は難易度高いものであったりすることもあります。まぁ、その辺は臨機応変に。

現状とのギャップを確認し、その原因を探る

ここまでで「本来こうあるべき」ものが、ある程度整理されたかと思います。次は、「本来こうあるべき」と「現状」のギャップを認識し、そのギャップの原因を探ります。
ここで使うのは、トヨタで有名な5Whyというやつで。「本来こうあるべき」に対するあなたの現状を書いて、そのギャップに対して

  • Q.なぜ○○なんだろう?
  • A.それは××だからだ。

という問いかけを繰り返していきます。自分で「ここだ!」と納得できるものが見つかるまで、繰り返します。
ここで○○や××に入る言葉を何にするかで出てくるものが結構変わるので、「何か違うな〜」と感じたら、問いかけ方を色々試してみるのも吉。
#社内でやったワークショップでは、時間が無かったので、↑の「問題分析の対象とするもの」から1つだけ選択してもらいましたが、通常はやれるだけやってみるのが良いかと。

課題設定

↑で見つけた問題が「解消された状態」を課題として設定します。これが「本来こうあるべき」に近づくための、当面の目標となります。
また、ここでは期限を明確にしておいた方がいいでしょう。

不足しているリソースを洗い出し、それを確保する行動を設定

行動しなければ課題をクリアすることはできません。
課題をクリアするために、自分がやるべきことを書き出してみましょう。ポイントは「自分が」です。「誰々が〜すること」なんて書いても、解決することはできません(運任せになる)。
また、ここで書き出した「やるべきこと」の粒度が大きすぎるようであれば、その細分化も検討しましょう。
次に「やるべきこと」を実行するにあたって、不足しているリソースを洗い出します。不足しているリソースとは

  • スキル
  • 知識
  • 予算(金)
  • 時間

です。
これらのリソースが不足していることが、行動の障害になっていると考えられます。ということは課題クリアに向けてやるべきは、リソース不足の解消です。
不足しているリソースを確保するための行動を設定します。


あとはやるだけ。